03/04/2012

Pracodawca i dane osobowe

Czy udzielanie przez pracodawcę informacji na temat posiadanych przez jego pracowników certyfikatów i zaświadczeń (potwierdzających ich udział w różnych szkoleniach) w jakikolwiek sposób narusza przepisy Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2002 nr 101 poz. 926 t.j.)? W tym kontekście należy rozważyć następujące przypadki:
1. informacja o posiadanych certyfikatach i zaświadczeniach przekazywana jest pomiędzy różnymi zespołami wewnątrz spółki (pracodawcy), w celu spełnienia wymogu kwalifikacji poszczególnych pracowników m.in. pod kątem udziału pracodawcy w postępowaniach przetargowych – informacja najczęściej przekazywana jest tylko co do ilości certyfikatów ale również zdarza się, że przekazywane są dane bardziej szczegółowo, czyli np. imiennie (wraz np. ze skanem certyfikatu).
2. informacja o posiadanych certyfikatach i zaświadczeniach przekazywana jest na zewnątrz spółki (pracodawcy), innym podmiotom i wtedy też najczęściej jest to tylko informacja ilościowa, niemniej jednak istnieje ryzyko, że pracodawca może zostać poproszony o skan tych certyfikatów.

Czy w obu przypadkach konieczne jest, aby pracodawca uzyskał od pracowników każdorazowo zgodę na udostępnianie tych informacji?

Ad1.

Każdy pracodawca - na podstawie art. 221 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz. U. 1998 poz. 21 nr 94 j.t. (dalej: K.p.) stanowiącym, że:

Art. 221. § 1. Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko,

2) imiona rodziców,

3) datę urodzenia,

4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

5) wykształcenie,

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

§ 2. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych,

o których mowa w § 1, także:

1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

§ 3. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób,
o których mowa w § 1 i 2.

§ 4. Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o pracę oraz od pracowników, ujawnienia danych osobowych związanych ze stosunkiem pracy (tak już trwającym jak i przyszłym). Wskazany przepis upoważnia pracodawcę do żądania przedłożenia przez pracowników (obecnych lub potencjalnych) wskazanych informacji. W odniesieniu do pracownika obowiązek taki może wynikać z treści stosunku pracy. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie ma natomiast tylko faktyczny obowiązek ujawnienia danych, wynikający z chęci uzyskania zatrudnienia.

Przetwarzanie danych osobowych związanych ze stosunkiem pracy odznacza się odrębnością w porównaniu z innymi dziedzinami życia społecznego, w których każdy z nas może być zmuszony do ujawnienia dotyczących go informacji. Ze względu na rozbudowaną treść stosunków pracy, pracodawca musi bowiem uzyskiwać i gromadzić określone informacje na temat osoby pracownika. Celem ochrony danych w prawie pracy jest uniemożliwienie nadużywania tego prawa, prowadzące zwłaszcza do odmowy przyjęcia do pracy lub niekorzystnego ukształtowania sytuacji pracownika, na skutek niedozwolonego pozyskania danych.

Wskazany artykuł 221 K.p. zezwala na zbieranie trzech grup informacji :

1) wyliczonych w nim enumeratywnie (§ 1 i 2);

2) danych osobowych pracownika i jego dzieci, koniecznych ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (§ 2);

3) innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (§ 4).

Pojęcie „odrębnych przepisów” o którym mowa w § 4 przytoczonego artykułu, obejmuje zarówno inne przepisy kodeksu pracy, jak i pozostałe przepisy prawa pracy. Warte podkreślenia, że z art. 51 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej wynika, iż muszą to być przepisy co najmniej rangi ustawowej. Do tej grupy należy zaliczyć również przepisy, które kształtują obowiązek uzyskania określonych informacji o osobie ubiegającej się o zatrudnienie lub pracowniku, nawet jeżeli nie mówią one o tym wprost. Przykładowo, mogą to być odpowiednie kwalifikacje zdrowotne wymagane przy zatrudnianiu na określonych stanowiskach wymagających dobrej kondycji fizycznej.

Tak więc, każdorazowo pracodawca może oczekiwać od pracownika ujawnienia wymaganych danych osobowych, które dotyczą warunków niezbędnych do zatrudnienia na danym stanowisku. Dlatego też, kobieta która ubiega się o pracę na stanowisku zabronionym kobietom w ciąży może zostać zobowiązana do wykazania braku ciąży. W szczególności odnosi się to również do warunków zatrudnienia w służbie publicznej, określanych pragmatykami służbowymi, jak np. zdolność do czynności prawnych, lub korzystanie z pełni praw publicznych, albo dodatkowych warunków zatrudnienia różnych grup zawodowych. Jak przyjmuje się w literaturze przedmiotu, można śmiało założyć, że prawo do uzyskiwania określonych informacji o pracowniku służy pracodawcy również w razie braku wyraźnego przepisu, o którym mowa w art. 221 § 4 K.p., jeżeli obowiązek ich uzyskania wynika pośrednio z przepisów prawa pracy.

Powyższe twierdzenie znajduje również potwierdzenie w art. 23 ust. 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2002 nr 101 poz. 926 t.j.) (dalej: Ustawa). Zgodnie ze wskazanym przepisem, przetwarzanie danych jest dopuszczalne m.in. w sytuacji, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub gdy jest to konieczne do realizacji umowy, oraz gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną, lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, a także, jeżeli jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego. Zbieranie określonych danych osobowych w zakresie zatrudnienia może odpowiadać jednej lub kilku z tych przesłanek.

Ustawa o ochronie danych osobowych określa zasady postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych oraz prawa osób fizycznych, których dane osobowe są, lub mogą być, przetwarzane w zbiorach danych. Przez przetwarzanie danych rozumie się jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych (art. 7 pkt 2 Ustawy). W myśl art. 23 ust. 1 pkt 1 Ustawy, przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę ( wyjątkiem jest tylko usunięcie dotyczących jej danych), co odnosi się zwłaszcza do danych zawartych w dokumentach składanych przez osoby zgłaszające się do pracy (podanie o przyjęcie, życiorys).

Odpowiadając na postawione pytanie, należy również wskazać na definicję zawartą w art. 7 pkt 4 Ustawy o ochronie danych osobowych, zgodnie z którą, pod pojęciem administratora danych rozumie się […] organ, jednostkę organizacyjną, podmiot lub osobę, o których mowa w art. 3, decydujące o celach i środkach przetwarzania danych osobowych.

Artykuł 3 Ustawy precyzuje, że:

Art. 3. 1. Ustawę stosuje się do organów państwowych, organów samorządu terytorialnego oraz do państwowych i komunalnych jednostek organizacyjnych.

2. Ustawę stosuje się również do:

1) podmiotów niepublicznych realizujących zadania publiczne,

2) osób fizycznych i osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, jeżeli przetwarzają dane osobowe w związku z działalnością zarobkową, zawodową lub dla realizacji celów statutowych

- które mają siedzibę albo miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, albo w państwie trzecim, o ile przetwarzają dane osobowe przy wykorzystaniu środków technicznych znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Uwzględniając powyższe należy stwierdzić, że każdorazowo pracodawca jako podmiot posiadający osobowość prawną (lub też będący jednostką organizacyjną) jest Administratorem Danych Osobowych w myśl przepisów Ustawy a dane osobowe pracowników (w tym wskazana w pytaniu informacja na temat certyfikatów i zaświadczeń) może gromadzić na podstawie art. 221 Kodeksu pracy.

Konkludując: jeżeli informację na temat certyfikatów i zaświadczeń przekazywana jest różnym zespołom wewnątrz firmy ( czyli „wewnątrz” pracodawcy - Administratora Danych Osobowych) a dane gromadzone są na podstawie art. 221 K.p. to w moim przekonaniu w żadnym wypadku nie dochodzi do naruszenia Ustawy.

Ad 2.

Jeżeli informacje o pracownikach przekazywane „na zewnątrz” pracodawcy zostaną ograniczone tylko do: imienia, nazwiska, ewentualnie kopii certyfikatu i kontaktów służbowych ( adresu e-mail, numeru telefonu) to pracodawca nie musi prosić pracownika o zgodę, bo podstawą do gromadzenia przez niego tych informacji jest art. 221 K.p.

Natomiast, jeżeli przekazywana informacja wkraczać będzie w sferę prywatności pracownika, podając np. jego adres, pesel, nr dowodu osobistego , to wtedy niewątpliwie należy uzyskać od pracownika zgodę, o której mowa w art. 23 ust. 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2002 nr 101 poz. 926 t.j.).

Grzegorz Górski, radca prawny

Autor jest wspólnikiem w Kancelarii Radców Prawnych G.Górski, M.Szetela s.c.