03/03/2015

Kasa fiskalna – kiedy i jak przedsiębiorca ma obowiązek jej używać?

Jestem drobnym przedsiębiorcą prowadzącym własny sklepik. Sprzedaję w nim między innymi prasę, książki, kosmetyki czy bilety komunikacji miejskiej. W najbliższym czasie chciałbym wzbogacić mój asortyment o wyroby tytoniowe. Czy oznacza to dla mnie konieczność wyposażenia się i stałego używania kasy fiskalnej, z której do tej pory nie musiałem korzystać? W jakim przypadku mógłbym uniknąć stosowania tej kasy?

Sprzedaży niektórych towarów rzeczywiście nie potrzeba bezwzględnie rejestrować przy użyciu kasy rejestrującej, zwanej popularnie kasą fiskalną (którą jest zwykłe urządzenie elektroniczne służące do zapisu obrotu oraz kwot podatku należnych urzędowi skarbowemu). Jednakże rodzaj sprzedawanego towaru nie jest jedynym kryterium, które należy rozważyć przed zakupem kasy fiskalnej. Każdy bowiem przedsiębiorca – zarówno wzbogacający swoją ofertę, jak i dopiero rozpoczynający działalność – musi przede wszystkim ustalić, kto będzie odbiorcą świadczonych przez niego usług i dostarczanych towarów. Jeśli dany przedsiębiorca zamierza sprzedawać towary (czy też świadczyć usługi) tylko i wyłącznie na rzecz innych przedsiębiorców (względnie organizacji lub organów administracji publicznej), wówczas nie musi kupować kasy fiskalnej, niezależnie od takich czynników, jak rodzaj sprzedaży czy sposób zapłaty. W takim przypadku wszelkie transakcje rejestrowane będą poprzez faktury, rachunki lub też – jeśli sprzedawca jest czynnym płatnikiem podatku od towarów i usług, czyli VAT – poprzez wpis do specjalnej ewidencji, chyba że kupujący wyraźnie zechce otrzymać rachunek za daną transakcję. Jeśli zaś klientem przedsiębiorcy mają być również (choćby sporadycznie) osoby prywatne, tj. osoby fizyczne nieprowadzące żadnej działalności gospodarczej oraz rolnicy ryczałtowi (czyli niepłacący VAT), wówczas staje się koniecznym zainstalowanie w przedsiębiorstwie kasy fiskalnej – jednakże tylko co do zasady, ponieważ istnieją od tej konieczności pewne wyjątki, o których będzie dłuższa mowa poniżej.

Jeżeli przedsiębiorca ustali, że pośród jego klienteli będą osoby fizyczne, powinien następnie rozważyć kwestię rodzaju sprzedawanych przez siebie towarów bądź świadczonych usług. Od odpowiedzi na to zagadnienie zależeć bowiem będzie jego obowiązek korzystania z kasy rejestrującej. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. (obowiązujące od dnia 1 stycznia bieżącego roku) w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, dodaje do aktualnych kolejne towary i usługi, których to sprzedaż czy świadczenie generuje obowiązek korzystania z kasy. Na chwilę obecną do takich towarów i usług należą przykładowo:

1) sprzedaż perfum i wód toaletowych z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;

2) sprzedaż sprzętu radiowego, telewizyjnego, telekomunikacyjnego lub fotograficznego;

3) sprzedaż części samochodowych;

4) sprzedaż wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% i napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%;

5) sprzedaż gazu płynnego;

6) usługa przewozów pasażerskich samochodowych (regularnych i nieregularnych);

7) usługa przewozu osób i ładunków taksówkami;

8) usługi w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów;

9) usługi prawne (w tym w zakresie doradztwa podatkowego) z wyjątkiem niektórych usług świadczonych przez notariuszy.

Przedsiębiorca zajmujący się powyższymi towarami i usługami (choćby tylko jednym z tych przykładów) obowiązany jest do stosowania kas fiskalnych zawsze i bez żadnych wyjątków – jeżeli dopiero otwiera swoją działalność, to od początku tejże działalności, a jeżeli poszerza swoją ofertę o wymienione usługi bądź towary, obowiązany jest wyposażyć się i stosować kasę fiskalną już w momencie realizacji tej poszerzonej oferty. W przypadku odwrotnym jednak, kiedy przedsiębiorca nie handluje żadnym z wyliczonych towarów, ani nie świadczy żadnej z wyliczonych usług, może rozważyć możliwość zwolnienia z obowiązku korzystania z kasy rejestrującej. Takie zwolnienie dotyczyć może: rodzaju towaru bądź usługi, sposobu zapłaty lub limitu obrotu. Zostaną one pokrótce opisane poniżej.

Zwolnieniem relatywnie najprostszym w zastosowaniu jest zwolnienie ze względu na rodzaj usługi, które dotyczyć może każdego przedsiębiorcy świadczącego m.in. usługi:

1) pocztowe i kurierskie;

2) finansowe i ubezpieczeniowe;

3) w zakresie edukacji (od czego istnieją jednak wyjątki w zakresie pozaszkolnych form edukacji sportowej, a także w zakresie zajęć sportowych i rekreacyjnych oraz usług świadczonych przez szkoły tańca i instruktorów tańca);

4) hotelarskie.

Z kolei, ażeby przedsiębiorca mógł skorzystać z innego typu zwolnienia, tzn. ze zwolnienia ze względu na sposób zapłaty, to zapłata taka winna spełniać łącznie następujące warunki:

1) zostać opłacona za pośrednictwem banku, poczty lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (np. poprzez przelew bankowy czy przy użyciu karty kredytowej); oraz

2) w przypadku sprzedaży wysyłkowej – ewidencja musi być prowadzona w taki sposób, żeby dokładnie wynikało z niej, z jaką konkretną sprzedażą powiązana jest konkretna zapłata, a nadto powinna zawierać informację, na czyją konkretnie rzecz została ta zapłata dokonana.

Zwolnienie ze względu na sposób zapłaty jest szczególnie istotne i przydatne dla tych firm, które funkcjonują w sieci internetowej. Dotyczy ono bowiem tak sklepów internetowych, jak i firm dostarczających usługi on-line. Wiemy wszyscy z życia codziennego, jako klienci tych firm, że zakupując choćby rozmaite aplikacje czy gry on-line, nie otrzymujemy od tychże firm paragonów, choć jesteśmy osobami prywatnymi, na rzez których sprzedaż powinna być co do zasady rejestrowana przy pomocy kasy fiskalnej.

Następnym ze zwolnień jest to dotyczące limitu obrotu. Aktualnie limit ten wynosi 20 000 złotych w przeciągu roku podatkowego. Ważne, że jest to limit sprzedaży tylko na rzecz osób prywatnych, toteż nie trzeba uwzględniać w jego granicach ewentualnych transakcji na rzecz przedsiębiorców lub organów administracji publicznej. Trzeba jednak pamiętać, że do kwoty tego limitu włącza się całą sprzedaż towarów czy usług, choćby zostały przedmiotowo zwolnione z obowiązku ewidencjonowania kasą. Innymi słowy limit ten dotyczy wszystkich czynności wykonywanych na rzecz osób prywatnych, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i na rzecz rolników ryczałtowych. Przekroczenie tak zarysowanego limitu rodzi u przedsiębiorcy natychmiastowy obowiązek kupna i używania kasy (np. limit przekroczony 20 lipca oznacza kasę fiskalną konieczną od 21 lipca).

Nie każda firma jednak działa w wymiarze pełnego roku. Limit w takim wypadku ustala się proporcjonalnie, dzieląc kwotę 20 000 złotych przez liczbę wszystkich dni w danym roku, a następnie mnożąc ją przez liczbę dni, które – licząc od dnia dokonania pierwszej transakcji na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych – pozostawały jeszcze do końca tego roku. Otrzymana w ten sposób suma jest granicą, po której przekroczeniu na przedsiębiorcy zaczyna spoczywać obowiązek zakupu i używania kasy fiskalnej. Niezależnie więc od dnia w danym roku, w którym przedsiębiorca rozpocznie swoją działalność, wspomniany limit, w stosownej proporcji do tego dnia, wynosi 20 000 złotych.

Jeżeli przedsiębiorca nie spełnia przesłanek dla żadnego z wyżej zaprezentowanych zwolnień, musi zaopatrzyć się w kasę rejestrującą. Dobra wiadomość jest jednak taka, że firmy, które dopiero zaczynają rejestrowanie sprzedaży przy pomocy kasy, uprawione są, ażeby odliczyć kwotę wydaną na zakup tego urządzenia od podatku VAT. Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług odliczyć od podatku można aż 90 % ceny netto (czyli bez VAT), jednakże kwota odliczenia nie może być w żadnym wypadku wyższa niż 700 złotych. Do takiego odliczenia, jak wskazuje § 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących niezbędne jest:

1) terminowe złożenie naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego pisemnego zgłoszenia o liczbie kas fiskalnych, które mają być używane do ewidencjonowania działalności, i miejscu ich używania;

2) rozpoczęcie ewidencjowania przy użyciu tychże kas oraz

3) potwierdzenie zapłaty całej należności za zakupioną kasę rejestrującą.

Do odliczenia niezbędne jest również rozliczenie zakupu kasy fiskalnej dokonane na druku VAT-7. Nie można również zapominać, że z powyższej ulgi można skorzystać jedynie w przypadku zakupu kasy, która spełnia kryteria techniczne określone przez Ministra Finansów, co potwierdza odpowiedni certyfikat homologacji nadawany przez Główny Urząd Miar.

Jeżeli dany przedsiębiorca nie jest płatnikiem VAT, również może skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej. W takim przypadku przysługuje zwrot poniesionego kosztu zakupu, który jest wypłacany przez urząd skarbowy na rachunek przedsiębiorcy. Aby uzyskać taki zwrot należy przede wszystkim złożyć do urzędu skarbowego wniosek, a do wniosku załączyć przywołane powyżej potwierdzenie zapłaty całej należności za kasę fiskalną (wniosek winien też zawierać szereg danych, które szczegółowo wymienia wspomniane Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 r., np. dane określające podmiot, który dokonał fiskalizacji kasy).

Wykorzystawszy ulgę na zakup kasy fiskalnej, przedsiębiorca powinien zawsze pamiętać, że w pewnych wyjątkowych sytuacjach może zostać zobowiązany do jej zwrotu. Stanie się tak m.in. wtedy, gdy w przeciągu trzech lat od rozpoczęcia ewidencjonowania działalności:

1) przedsiębiorca zaprzestanie tej działalności;

2) nastąpi otwarcie jej likwidacji;

3) zostanie ogłoszona upadłość tego przedsiębiorcy;

4) nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa, a następca prawny nie będzie dokonywał sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych .

Ponadto przedsiębiorca nie powinien zapomnieć, ażeby nie rzadziej niż co 2 lata zlecać uprawnionemu serwisowi przegląd techniczny swojej kasy rejestrującej.

Na zakupie kasy i odliczeniu od niej ulgi sprawa z rozpoczęciem jej używania jednak się nie kończy. Przedsiębiorca bowiem powinien również dokonać tzw. fiskalizacji (czyli po prostu jednokrotnego i niepowtarzalnego uaktywnienia swej kasy w uprawnionym serwisie), a także pisemnie poinformować właściwy urząd skarbowy o rozpoczęciu rejestrowania sprzedaży za pomocą tej kasy (podając, o jak wiele kas chodzi, oraz miejsce ich użytkowania).

Na koniec należy wymienić obowiązki, jakie ściśle wiążą się z prowadzeniem sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej. Pierwszym jest ewidencjonowanie kasą każdej sprzedaży i wydawanie klientom oryginałów paragonów. Drugim obowiązkiem jest sporządzanie raportów kasowych tak dobowych, jak i miesięcznych. Taki raport nie może być sporządzony później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w następnym dniu, względnie w następnym miesiącu. Trzecim obowiązkiem jest odpowiednie archiwizowanie wszystkich dokumentów kasowych, czyli kopii paragonów i raportów. Dokumenty te przedsiębiorca powinien archiwizować przez pięć lat, licząc od końca roku, w którym minął termin na uregulowanie podatku VAT.

Powyższa prezentacja problematyki kas fiskalnych unaocznia, jak wielce skomplikowanym i często mylącym w praktyce może być nałożony przez prawo obowiązek stosowania w firmie kasy fiskalnej. Jeśli doda się do tego, że uchybienie temu obowiązkowi może zakończyć się dość dotkliwymi sankcjami karnoskarbowymi, to nie może szczególnie dziwić, dlaczego wielu przedsiębiorców postrzega używanie kas fiskalnych jako istne utrapienie. Dlatego tak ważne jest, aby przedsiębiorcy (zwłaszcza tacy, którzy dopiero rozpoczynają prowadzenie swojej działalności gospodarczej, objętej obowiązkiem rejestracji przy pomocy kasy), znali regulacje dotyczące stosowana tychże urządzeń i na bieżąco śledzili zmiany legislacyjne w tym zakresie w celu uchronienia się przed wszelkimi negatywnymi konsekwencjami.

Opracował: Konrad Frankiewicz

Aprobata: Grzegorz Górski, radca prawny, wspólnik w Kancelarii Radców Prawnych G.Górski, M.Szetela s.c