03/03/2014

Potrącenie przez pracodawcę z wynagrodzenia nierozliczonych wydatków związanych z używaniem przez pracowników kart płatniczych.

Pracownicy w mojej firmie przy wykonywaniu swoich obowiązków korzystają ze służbowych kart płatniczych, jednak zdarza się, że używają ich także w celach prywatnych. Czy jako pracodawca mam prawo bez zgody pracownika potrącić mu z wynagrodzenia kwotę dokonanych z karty służbowej wydatków, które nie zostały przez niego rozliczone?

Na samym początku należy zdecydowanie podkreślić, że wynagrodzenie za pracę przysługujące pracownikowi podlega szczególnej ochronie. Z tego też powodu, wszelkie możliwe należności z wynagrodzenia za pracę, których potrącenie nie wymaga zgody pracownika, zostały enumeratywnie wymienione w art. 87 § 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks Pracy (Dz. U. 1974 nr 24 poz.. 141, dalej: k.p.). Do zamkniętego katalogu możliwych potrąceń zaliczamy:

1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych.

2) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie innych świadczeń niż alimentacyjne,

3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,

4) kary pieniężne nałożone na pracownika na podstawie art. 108 k.p.

Powyższe oznacza, że co do zasady potrącenie z wynagrodzenia jest dopuszczalne, gdy pracodawca dysponuje tytułem wykonawczym (np. wyrokiem sądowym zaopatrzonym w klauzulę wykonalności) lub jest dokonywane za zgodą pracownika. Od tej zasady jest jednak wyjątek. Zgoda pracownika nie jest wymagana na dokonywanie potrąceń wypłaconych mu zaliczek pieniężnych (wskazany art. 87 § 1 pkt. 3 k.p.).

Zgodnie z art. 91 § 1 k.p. wszelkie pozostałe należności, które nie zostały wymienione w przytoczonym wcześniej art. 81 § 1 oraz art. 81 § 7 k.p., mogą zostać potrącone z pracowniczego wynagrodzenia wyłącznie za pisemną zgodą pracownika.

Dlatego też każdorazowo koniecznym jest określenie, do jakiego katalogu zaliczymy prywatne wydatki pracownika dokonane przez niego z powierzonej mu karty służbowej.

Dodatkowo, musimy także zwrócić uwagę na pojęcie „zaliczki pieniężnej” użyte przez Ustawodawcę w art. 87 § 1 punkt 3 k.p. Przez zaliczkę pieniężną udzieloną pracownikowi rozumiemy kwotę otrzymaną przez pracownika od pracodawcy do rozliczenia się, przeznaczoną na wydatki, które pracownik ma ponieść w związku z wykonywaną pracą (np. zaliczka zostaje udzielona na poczet kosztów związanych z odbywaną podróżą służbową). W przypadku wydatkowania udzielonej pracownikowi kwoty niezgodnie z określonymi zasadami mamy do czynienia z nierozliczonymi zaliczkami.

W tym miejscu istotne staje się także przywołanie orzeczenia Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2008 r.(I PK 39/08). W uzasadnieniu przywołanego wyroku Sąd Najwyższy podkreślił fakt, iż z przepisów kodeksu pracy nie wynika wprost, że „zaliczki pieniężne” udzielane przez pracodawcę pracownikom muszą mieć formę gotówkową. Możliwe jest więc udzielenie pracownikowi przez prawodawcę zaliczki w formie przelewu bankowego lub przez umożliwienie korzystania z karty kredytowej.

Uwzględniając powyższe, zasadnym jest uznanie, że do potrącenia z wynagrodzenia kwot wydatkowanych ze służbowej karty na cele niezwiązane z wykonywaną pracą nie jest wymagana zgoda pracownika.

Jednakże przy potrąceniu zaliczek pieniężnych z wynagrodzenia pracownika, należy mieć na uwadze, granicę tych potrąceń. Przepisy jasno określają, że nie może być ona większa niż wysokość połowy całego wynagrodzenia. Jeśli chodzi natomiast o kwotę wolną od potrąceń, to w tym przypadku wynosi ona 75 % minimalnego wynagrodzenia za pracę określanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Opracowała: Katarzyna Łyżka.

Aprobata: Grzegorz Górski, radca prawny, wspólnik w Kancelarii Radców Prawnych G.Górski, M.Szetela s.c.